1. Introduzione

Il presente documento costituisce allegato alle condizioni contrattuali del servizio ArchiSMALL, realizzato con tecnologia web-based ed erogato in modalità S.a.a.S.

L’erogazione S.a.a.S. è un modello di distribuzione del software applicativo dove un produttore di software sviluppa e gestisce un’applicazione web che mette a disposizione dei propri clienti via internet attraverso una struttura di cloud computing.

L’accesso e l’utilizzo presuppongono l’accettazione di tutti i termini, condizioni e avvertenze, compreso l’accordo di servizio qui presente, senza alcuna eccezione da parte del Cliente.

2. Descrizione Servizio

Attraverso questo sito Web, Archivist Srl fornisce una piattaforma online erogata come S.a.a.S. (Software as a Service) suddivisa in aree, che consente di:

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

File hosting web.

Prevede l’acquisizione del documento tramite caricamento (upload) effettuato direttamente sul portale nell’apposita sezione.

FATTURAZIONE ELETTRONICA- Gestione del flusso di fatturazione elettronica PA e PR che comprende:

Creazione XML File Fattura PA_PR_PR attraverso la compilazione di una form.

Caricamento (upload) di XML File Fattura PA_PR, non firmato e conforme allo schema XSD File Fattura PA_PR direttamente nell’apposita sezione.

Emissione del File Fattura PA_PR con l’apposizione della firma digitale dell’intermediario (Personale autorizzato Archivist Srl).

Trasmissione del File Fattura PA_PR al SdI (Sistema di Interscambio).

Il canale di comunicazione per la trasmissione al SDI da parte del servizio ArchiSMALL è il sistema SDICOOP (WebService) su protocollo HTTPS.

Ricezione delle notifiche relative alla trasmissione sulla piattaforma ArchiSMALL.

Conservazione Digitale dei File Fattura PA_PR trasmessi e relative notifiche.

Ricezione file Fattura PA_PR dal Sistema di Interscambio.

Trasmissione file Notifica Esito Committente verso Sistema di Interscambio

CONSERVAZIONE DIGITALE - Conservazione digitale di tipologie di documenti predefiniti

Il servizio di conservazione digitale permette il versamento al sistema di conservazione delle seguenti tipologie di documenti:

Posta Elettronica e Posta Elettronica Certificati;

Libri Contabili;

Registri Contabili;

Fatture e Note Attive;

Fatture e Note Passive;

Fatture Elettroniche PA_PR e notifiche trasmesse con altri sistemi;

Fatture Elettroniche PA_PR e notifiche ricevute con altri sistemi;

Fatture Elettroniche PA_PR verso il Gestore dei Servizi Energetici e relative notifiche;

Documenti di Trasporto Attivi;

Documenti di Trasporto Passivi;

Modelli Dichiarativi;

Modelli di Versamento;

Bollette;

Libro Unico del Lavoro;

Altra tipologia documentale a scelta dell’utente.

3. Requisiti Minimi

Per garantire il corretto funzionamento della piattaforma si indicano, di seguito, i browser supportati per connettersi alla piattaforma e il sistema operativo per connettersi tramite l’utilizzo di dispositivi mobile.

Browser Supportati:

Chrome: versione 26 o superiore;

Opera: versione 15 o superiore;

Edge: versione 13 o superiore;

Mozilla: versione 50.0 o superiore;

Safari (supportato nelle prossime release).

 

Mobile Supportati:

Android: v. 4.4 o superiore.

4. Definizione delle credenziali di accesso

Per ogni soggetto anagrafico (identificato dalla Partita Iva), viene richiesto di inserire una Username (identificabile con l’indirizzo di posta elettronica) e una Password di accesso al servizio.

Queste credenziali saranno registrate ed utilizzate per l’autenticazione nell’area riservata di ArchiSMALL.

L’Utente è obbligato alla conservazione e protezione delle credenziali di accesso fornite.

5. Gestione dei Log di sistema e responsabilità

Per quanto concerne l’attestazione di tutte le operazioni effettuate attraverso il servizio ArchiSMALL, il Cliente prende atto ed accetta, per sé e per i terzi a cui ha consentito, a qualsiasi titolo, l'accesso al Servizio tramite credenziali del soggetto anagrafico, che faranno fede esclusivamente i riepiloghi informativi (cd. log files) prodotti automaticamente dai sistemi di Archivist Srl, resi statici e immodificabili e conservati da quest'ultimo a norma di legge.

Archivist non è responsabile del contenuto dei documenti versati sul sistema ArchiSMALL e dei metadati inseriti e confermati dal soggetto anagrafico in qualità di Cliente e Produttore dei documenti informatici caricati sulla piattaforma (funzionalità di upload).

6. Accesso al servizio

I requisiti per accedere al Servizio ArchiSMALL sono:

Essere in possesso delle credenziali di accesso rilasciate da Archivist Srl a seguito della corretta compilazione della form di registrazione e sottoscrizione del contratto;

Essere in possesso degli strumenti tecnici necessari per il collegamento all’URL dove risiede il Portale ArchiSMALL, comprensivi di Hardware, Software, collegamenti telematici e connettività alla rete Web;

I tempi di risposta del servizio dipendono dalla velocità di connessione Internet del Cliente;

L’accesso avviene tramite HyperText Transfer Protocol over Secure Socket Layer (HTTPS) ovvero l’applicazione di un protocollo di crittografia asimmetrica al protocollo di trasferimento di ipertesti HHTP. Questo accesso viene utilizzato per garantire trasferimenti riservati di dati nel Web, in modo da impedire le intercettazioni di contenuti (attacco man in the middle).

7. Attivazione e durata del servizio

L’adesione ai Servizi decorre dalla data di acquisto del Codice di Attivazione ArchiSMALL ed ha validità di 12 mesi, tacitamente rinnovato per i 12 mesi successivi, salvo diversi accordi scritti.

Il Cliente ha la facoltà di recedere dall’accordo.

8. Qualità del servizio

La qualità del servizio non prevede i casi di errata configurazione o utilizzo delle Sezioni che compongono il servizio ArchiSMALL, o tutte le componenti che sono a carico del Cliente (Hardware, Software, Connettività).

9. Data Center

I Data Center sono infrastrutture tecnologiche che ospitano gli armadi rack e i server dei clienti e consentono alle aziende di depositare, custodire e condividere i propri dati in qualsiasi momento direttamente in remoto grazie alla connessione a banda larga.

Il sistema ArchiSMALL è installato presso i datacenter Archivist in territorio europeo.

10. Security Model and Information Security Team

Il modello di sicurezza dei Datacenter Archivist è un processo end-to-end, costruito su oltre 17 anni di esperienza focalizzata su come mantenere i clienti al sicuro. Per approfondimenti sul modello di sicurezza potete richiedere la documentazione relativa all’indirizzo assistenza@archismall.com.

11. Sicurezza fisica del Data Center

I Centri dati Archivist presentano un modello di sicurezza a più livelli. I data center sono monitorati 24/7. Per approfondimenti sul modello di sicurezza potete richiedere la documentazione relativa all’indirizzo assistenza@archismall.com

12. Data Encryption e Compliance

La piattaforma di cloud crittografa automaticamente i dati prima che siano scritti su disco. Ad esempio, i dati relativi a ciascun oggetto Cloud Storage e relativi metadati vengono cifrati sotto il 256-bit Advanced Encryption Standard, e ogni chiave di crittografia viene crittografata con un set di chiavi master regolarmente ruotato.

Compliance

I datacenter Archivist subiscono diversi audit di terze parti indipendenti su base regolare per fornire questa garanzia. Ciò significa che un revisore indipendente ha esaminato i controlli presenti nei data center, le infrastrutture e le operazioni.

I datacenter subiscono audit annuali per le seguenti certificazioni:

SSAE16 / ISAE 3402 Type II:

SOC 2

SOC 3 public audit report

ISO 27001

FISMA Moderate accreditation

PCI DSS v3.0

Per approfondimenti sul modello di sicurezza potete richiedere la documentazione relativa all’indirizzo assistenza@archismall.com

13. Disponibilità del Servizio

ArchiSMALL è un servizio attivo 24x7 (24h al giorno x 7 giorni alla settimana) erogato su infrastruttura in alta affidabilità. Archivist Srl garantisce l’erogazione del servizio di assistenza in modalità 8x5 (8h al giorno x 5 giorni alla settimana, dal lunedì al venerdì dalle ore 9:00 alle 17:00) al 99.8% esclusi i giorni festivi. L'assistenza viene erogata direttamente dal portale assistenza.archismall.com tramite chat in tempo reale o ticketing.

14. Archiviazione Documentale

ArchiSMALL offre un servizio di File hosting di File tramite web.

Il File hosting è un servizio di archiviazione su internet progettato per ospitare i File del Cliente permettendo di caricare File e documenti che potranno essere successivamente scaricati (download) permettendo la consultazione e/o condivisione tramite l’utilizzo di apposite applicazioni/reader.

I File caricati vengono catalogati per Filename e data inserimento ed è possibile organizzarli in cartelle per agevolare il riconoscimento e la ricerca.

Lo spazio informatico di ArchiSMALL a disposizione del Cliente è di 20 Gb totali per tutti i servizi erogati.

Possono essere caricati documenti e file di qualsiasi formato con peso non superiore a 1 Gb (singolo file).

15. Fattura Elettronica PA_PR

In base alle modalità riportate sul Manuale Utente ArchiSMALL, il servizio permette la gestione delle procedure di formazione, emissione, trasmissione, ricezione notifiche, ricezione fatture elettroniche e conservazione del flusso di fatturazione elettronica tramite Sistema di Interscambio.

La soluzione è modulare e permette la formazione dell’XML FatturaPA_PR attraverso la compilazione di una form, oppure è possibile caricare un File XML FatturaPA_PR generato dal Cliente su altro applicativo e conforme alla struttura dello schema Fattura PA_PR.

Il personale Archivist nominato svolgerà la funzione di Intermediario, firmando digitalmente il File FatturaPA_PR e trasmettendolo al Sistema di Interscambio (SdI) tramite canale di cooperazione applicativa. ArchiSMALL riceverà le notifiche in risposta alla trasmissione del File FatturaPA_PR, riportandone lo stato nell’apposito cruscotto di visualizzazione.

Inoltre, ArchiSMALL riceverà le fatture elettroniche passive veicolate tramite SdI verso il Cliente e darà la possibilità allo stesso di accettare o rifiutare tali documenti inviando notifiche di esito al Sistema di Interscambio.

Sarà responsabilità del Cliente effettuare l’accreditamento per l’opzione di adesione alla fatturazione elettronica sui portali dell’Agenzia delle Entrate secondo provvedimento AdE 182070 del 28 ottobre 2016 e comunicare ai propri fornitori il proprio Codice Destinatario al fine della ricezione delle fatture sulla Piattaforma ArchiSMALL. Sarà responsabilità del cliente in fase di accesso ai servizi di ricezione Fattura PA_PR della Piattaforma ArchiSMALL fornire ad Archivist Srl il Codice Destinatario a lui assegnato dall’Agenzia delle Entrate in fase di adesione alla fatturazione elettronica secondo provvedimento AdE 182070 del 28 ottobre 2016.

A cadenza mensile tutti i File FatturaPA_PR e le notifiche verranno automaticamente versati al Sistema di Conservazione che provvederà a creare un Pacchetto di Archiviazione conforme alle specifiche fornite dal DPCM 3 dicembre 2013 recante le regole tecniche in materia di sistemi di conservazione.

Ai fini dell’erogazione del servizio Fattura PA_PR il personale Archivist Srl autorizzato rivestirà il ruolo di Intermediario per l’emissione della Fattura PA_PR, Trasmittente al SdI, Responsabile del sistema di conservazione e Responsabile del trattamento dei dati personali.

I servizi legati al modulo FatturaPA_PR in base all’utilizzo sono:

- Data Entry di informazioni per la creazione del File FatturaPA_PR

Il Cliente compila l’apposita FORM inserendo i dati che andranno a compilare il File XML Fattura PA_PR a seguito dell’acquisizione di conferma del Cliente stesso. Il Cliente è responsabile della correttezza e completezza dei dati forniti, secondo le specifiche previste dallo Schema File FatturaPA_PR.

La corretta associazione dei dati di fatturazione ed i campi del tracciato Fattura PA_PR previsti dalle disposizioni vigenti sono nella responsabilità esclusiva del Cliente; Il Cliente si impegna a fornire tutti i dati obbligatori ed opzionali previsti e correttamente valorizzati. Il Cliente si impegna ad adempire all’assolvimento dell’imposta di bollo virtuale sulle fatture elettroniche ai sensi del DM 17 giugno 2014 ed esonera Archivist da qualsiasi adempimento fiscale in tal senso.

Dal momento in cui i dati inseriti verranno confermati dal Cliente, il servizio ArchiSMALL provvederà a creare l’XML ed a trasmetterlo al Sistema di Interscambio e non saranno più possibili modifiche al File Fattura PA_PR trasmesso.

- Acquisizione dei dati del File FatturaPA_PR XML caricato (upload)

Il Cliente mette a disposizione il contenuto del File Fattura PA_PR in formato XML conforme allo schema XML previsto dal Decreto Ministeriale 3 aprile 2013 n.55 s.m.i., dei suoi allegati e aggiornamenti previsti e reperibili sul sito www.FatturaPA.gov.it e secondo gli accordi con il destinatario della fattura.

II servizio ArchiSMALL, in qualità di intermediario, estrapola i dati contenuti nell’XML, rigenera l’XML sostituendo i dati trasmissione presenti nell’originale con i dati di Archivist Srl e il Cedente Prestatore con i dati inseriti dal Cliente in fase di registrazione.

- Generazione dell’XML File FatturaPA_PR , apposizione della firma digitale dell’intermediario e trasmissione al Sistema di Interscambio (SdI)

A seguito delle operazioni di conferma dei dati ottenuti, il servizio, in qualità di Intermediario, genera il File FatturaPA_PR.XML, lo sottoscrive con Firma Digitale e lo trasmette al Sistema di Interscambio.

Il Sistema di Interscambio effettuerà un controllo formale sul File Fattura PA_PR ricevuto e, nel caso in cui le informazioni inserite siano conformi agli standard previsti, lo consegnerà al destinatario designato.

Il destinatario, effettuerà controlli relativi ai dati ricevuti, verificando che gli stessi sono conformi agli accordi di fornitura previsti.

- Ricezione dell’XML File FatturaPA_PR dal Sistema di Interscambio (SdI)

A seguito dell’inserimento, da parte del Cliente, del proprio Codice Destinatario nell’apposita sezione di ricezione del File FatturaPA_PR la piattaforma ArchiSMALL riceve il file Fattura PA_PR.xml trasmesso da SdI ed emesso in principio dal fornitore del Cliente tramite identificazione del Codice Destinatario inserito. Archivist non è responsabile di eventuali errori da parte del cliente o del fornitore nell’inserimento del Codice Destinatario.

La piattaforma ArchiSMALL dà la possibilità al Cliente di accettare o rifiutare le fatture elettroniche ricevute da SdI e rispondere allo stesso con notifiche di esito.

- Archiviazione del File FatturaPA_PR trasmesso/ricevuto e relative notifiche

La piattaforma ArchiSMALL archivia il File Fattura PA_PR trasmessi/ricevuti e relative notifiche provenienti dal SdI e PA destinataria.

- Versamento al Sistema di conservazione

Tutti i File Fattura PA_PR trasmessi e ricevuti e le notifiche ricevute e inviate, saranno immediatamente archiviati e trasmessi al sistema di conservazione sotto forma di pacchetti di versamento (SIP vd Manuale del sistema di Conservazione ArchiSMALL).

Una volta al mese il Servizio ArchiSMALL, produrrà un pacchetto di archiviazione che verrà prodotto dal Sistema di Conservazione per soddisfare gli obblighi di legge relativi alla conservazione dei File Fattura PA_PR e File Notifiche e che conterrà tutti i documenti versati in questo lasso di tempo.

- Redazione del Pacchetto di Archiviazione e apposizione di Firma digitale e Marca temporale da parte del Responsabile del servizio di conservazione

Il personale Archivist Srl, a seguito del versamento al Sistema di conservazione, si impegna a trattare i documenti versati secondo quando riportato dal DPCM 3 dicembre 2013 recante “regole tecniche per sistemi di conservazione” e Allegati, apponendo all’Indice del pacchetto di archiviazione (IdC) creato a cadenza mensile, la firma del Responsabile del sistema di conservazione ed una marca temporale (riferimento temporale opponibile a terzi).

- Visualizzazione e download di copie informatiche dei documenti archiviati

Il Cliente potrà richiedere, in qualsiasi momento, il download di una copia informatica conforme, di tutti i documenti trasmessi e ricevuti nel flusso di fatturazione elettronica tramite SdI.

- Redazione del pacchetto di distribuzione coincidente con l’intero pacchetto di archiviazione

Il Cliente potrà richiedere al servizio ArchiSMALL di ottenere un pacchetto di distribuzione coincidente con il pacchetto di archiviazione, ai fini di ottemperare agli obblighi previsti dalla richiesta di esibizione dei documenti conservati.

I pacchetti di distribuzione (DIP) sono disponibili a seguito della creazione del pacchetto di archiviazione (AIP) da parte del sistema.

Nel caso in cui il cliente abbia la necessità di consolidare dei documenti versati prima della creazione del pacchetto di archiviazione può inoltrare richiesta utilizzando il servizio di ticketing della piattaforma ArchiSMALL (vd. Manuale Utente ArchiSMALL).

16. Conservazione Digitale

La sezione della conservazione digitale permette al Cliente di applicare il processo di conservazione digitale ad alcune tipologie di documenti predefinite secondo quanto previsto salle regole tecniche di riferimento: DPCM 3 dicembre 2013.

Al fine di soddisfare i requisiti del processo di conservazione digitale, il Cliente dichiara di essere il produttore dei documenti caricati (upload) e conferma i Metadati inseriti tramite la corretta compilazione di form specifiche per tipologia di documento oppure confermando i dati estrapolati da procedure informatiche automatizzate, disponibili per agevolare la procedura di compilazione dei metadati minimi per la conservazione digitale.

A seguito dell’operazione di caricamento (upload) del documento, conferma dei Metadati inseriti o estrapolati da parte del Cliente, il servizio ArchiSMALL provvederà a versare i documenti al Sistema di Conservazione, nelle modalità previste dal Manuale Utente e dal Manuale del Sistema di Conservazione ArchiSMALL, redigendo un Pacchetto di Versamento SIP.

Il Rapporto di Versamento RDV, previsto dalle regole tecniche per sistemi di conservazione DPCM 3 dicembre 2013, necessario a verificare il buon esito del versamento dei documenti al sistema di conservazione, viene registrato sotto forma di LOG dal sistema stesso (con UTC e impronta del pacchetto di versamento) e viene reso subito disponibile in seguito al versamento per il download ed è successivamente reperibile nella sezione “Consulta Documenti” in formato .xml (vedi Manuale Utente ArchiSMALL).

I Documenti ed i Metadati relativi, versati al Sistema di Conservazione, non saranno modificabili o alterabili;

Una volta effettuato il versamento il Cliente potrà effettuare il download di un duplicato informatico del documento direttamente dal cruscotto di visualizzazione “Consulta Documenti”, ma non sarà possibile eliminare il documento (vd. Manuale Utente ArchiSMALL).

Secondo le tempistiche stabilite per ogni tipologia di documento trattato per la conservazione digitale il Cliente potrà richiedere un pacchetto di distribuzione (vd. Manuale Utente ArchiSMALL).

I pacchetti di distribuzione (DIP) sono disponibili a seguito della creazione del pacchetto di archiviazione (AIP) da parte del sistema.

Nel caso in cui il cliente abbia la necessità di consolidare dei documenti versati prima della creazione del pacchetto di archiviazione può inoltrare richiesta utilizzando il servizio di ticketing della piattaforma ArchiSMALL ( vd. Manuale Utente ArchiSMALL).

Per ulteriori informazioni riguardanti il sistema ed il processo di conservazione si richiama il Manuale del Sistema di Conservazione ArchiSMALL.

17. Formati di file

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE – Formati Permessi:

È permesso il caricamento di qualsiasi formato che singolarmente non superi i 1 Gb.

FATTURA PA_PR – Formati permessi:

Caricamento (upload) di XML File Fattura PA_PR

È permesso il caricamento di XML File Fattura PA_PR di estensione .xml non firmato e conforme allo schema File Fattura PA_PR

CONSERVAZIONE DIGITALE – Formati permessi

Tabella riportante i formati gestiti ed accettati dal Sistema di Conservazione ArchiSMALL.

Formato
Estensione
Ultima Versione
Tipo MIME
Programma Visualizzatore
Produttore
PDF,PDF/A
.pdf
1.7
Application/pdf
Adobe Reader
Adobe Systems
TXT
.txt

Application/txt
Notepad
W3C
TIFF
.tif
TIFF suppl. 2
Image/tiff
Vis. Immagini
Aldus Corp.
JPEG
.jpg, .jpeg
2009
Image/jpeg
Vis. Immagini
Joint Phot.Experts
EML
.eml

Message/rfc2822
Thunderbird o comunque client di posta comune
Internet Engineering Task Force (IETF)
Office Open XML
.docx/.xlsx/.pptx
1.1

Microsoft Office
Microsoft
Open Document Format
.ods/.odp/.odg/.odb
1.0
application/vnd.oasis.opendocument.text
Open Office
W3C
XML
.xml

application/xml
text/xml
Notepad o web-browser
W3C

Di seguito vengono dichiarati i formati accettati per ogni categoria documentale e le esigenze di Firma Digitale e Marca Temporale a carico del produttore/cliente prima dell’inserimento in ArchiSMALL:

Posta Elettronica e Posta Elettronica Certificata

È permesso il caricamento dei singoli File EMAIL/PEC in formato .eml o di un tracciato in formato .mbox. I File non devono essere firmati digitalmente.

Libri Contabili

È permesso il caricamento del File Libri Contabili in formato .PDF / PDF-A / TXT.

Il file deve essere marcato temporalmente e firmato digitalmente dal Legale Rappresentante o da persona delegata che abbia l’autorità e la competenza per garantire l’autenticità del Libro Contabile (Art. 2215bis Codice Civile).

La firma digitale accettata da ArchiSMALL è in formato CaDES (p7m) o PaDES (Embedded)

Registri Contabili.

È permesso il caricamento del File Registro Contabile in formato .PDF / PDF-A / TXT.

Il file deve essere marcato temporalmente e firmato digitalmente dal Legale Rappresentante o da persona delegata che abbia l’autorità e la competenza per garantire l’autenticità del Registro Contabile (Art. 2215bis Codice Civile).

La firma digitale accettata da ArchiSMALL è in formato CaDES (p7m) o PaDES (Embedded)

Fatture e Note Attive

È permesso il caricamento dei singoli File Fattura in formato .PDF / PDF-A.

Fatture e Note Passive

È permesso il caricamento dei singoli File Fattura in formato .PDF / PDF-A.

Fatture Elettroniche PA_PRe Notifiche trasmesse/ricevute con altri sistemi

(Ad. Esempio tramite PEC).

È permesso il caricamento dei singoli File Fattura e Notifiche in formato xml.p7m o .xml con firma incorporata XaDES.

Fatture Elettroniche PA verso il Gestore dei Servizi Energetici e Notifiche trasmesse/ricevuto con altri sistemi (Ad Esempio tramite portale GSE).

È permesso il caricamento dei singoli File Fattura e Notifiche in formato xml.p7m (CADES) o .xml con firma incorporata (XaDES).

DDT Attivi

È permesso il caricamento dei singoli File DDT Attivi in formato .PDF / PDF-A.

DDT Passivi

È permesso il caricamento dei singoli File DDT Passivi in formato .PDF / PDF-A.

Modelli Dichiarativi

È permesso il caricamento dei file Modelli Dichiarativi in formato .PDF / PDF-A / TXT.

Il file deve essere firmato digitalmente dal Legale Rappresentante o da persona delegata che abbia l’autorità e la competenza per garantire l’autenticità del documento.

La firma digitale accettata da ArchiSMALL è in formato CaDES (p7m) o PaDES (Embedded)

Modelli di Versamento

È permesso il caricamento dei File Modelli di Versamento in formato .PDF / PDF-A

Bollette

È permesso il caricamento dei singoli File Bollette in formato .PDF / PDF-A / TXT.

Libri Unici del Lavoro

È permesso il caricamento del File Libro Unico del Lavoro in formato .PDF / PDF-A

Il file deve essere marcato temporalmente e firmato digitalmente dal tenutario, datore di lavoro, o consulente o associazione di categoria secondo l’organizzazione del tenutario o sotto la sua diretta responsabilità (art. 1, comma 1, lett C) del D.M. 9 Luglio 2008).

La firma digitale accettata da ArchiSMALL è in formato CaDES (p7m) o PaDES (Embedded)

Altri Documenti

È permesso il caricamento dei File Altri Documenti nei formati .pdf,.pdf/A .txt, .tiff, .jpeg, .docx, .xlsx, .pptx, .xml, .ods, .odp, .odg, .odb, .eml

Il file può essere marcato temporalmente e firmato digitalmente dal Legale Rappresentante o da persona delegata che abbia l’autorità e la competenza per garantire l’autenticità o eventualmente da persona terza che sia produttrice o destinataria del documento rispetto al cliente.

L’utente ha la possibilità di inserire qualsiasi documento non sia previsto nella lista sovrastante indicando espressamente di che documento si tratta ed inserendo i metadati minimi della conservazione.

La firma digitale accettata da ArchiSMALL è in formato CaDES (p7m) o PaDES (Embedded)

18. Oggetti Conservati

Segue una tabella degli oggetti documentali che è possibile conservare digitalmente con ArchiSMALL. Per ogni oggetto vengono descritti i formati permessi, i metadati minimi per la conservazione digitale secondo gli allegati delle regole tecniche (DPCM 03-12-2013). Vengono inoltre descritti i modi ed i tempi dei processi di Versamento, Archiviazione, Distribuzione.

Oggetti

Metadati
Formato
Versamento (creazione Pacchetto di Versamento SIP)
Archiviazione (creazione Pacchetto di Archiviazione AIP)
Distribuzione (creazione Pacchetto di Distribuzione DIP)
Libri Contabili
Oggetto
ID Documento
Impronta
Data Chiusura
Produttore
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Data Documento
Tipo Documento
Periodo di Esercizio
Mese Inizio
Mese Fine
Filename originale
PDF, PDF/A, TXT
Immediato (a seguito di conferma metadati)
Entro 24 ore dal Versamento
Conseguente alla creazione del Pacchetto di Archiviazione
Registri Contabili
Oggetto
ID Documento
Impronta
Data Chiusura
Produttore
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Data Documento
Tipo Documento
Periodo di Esercizio
Mese inizio
Mese fine
Filename originale
PDF, PDF/A, TXT
Immediato (a seguito di conferma metadati)
Entro 24 ore dal Versamento
Conseguente alla creazione del Pacchetto di Archiviazione
Fatture Attive
Oggetto
ID Documento
Impronta
Data Chiusura
Produttore
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Destinatario
Denominazione
Codice Fiscale
Partita Iva
Data Documento
Tipo Documento
Numero Documento
Filename originale
PDF, PDF/A
Immediato (a seguito di conferma metadati)
Il 1° giorno del mese successivo al versamento dei documenti
Conseguente alla creazione del Pacchetto di Archiviazione
In caso di richiesta di esibizione di documenti per i quali non è ancora disponibile il Pacchetto di distribuzione compilare un ticket di intervento (vedi Manuale Utente ArchiSMALL reperibile sulla Piattaforma ArchiSMALL)
Fatture Passive
Oggetto
ID Documento
Impronta
Data Chiusura
Produttore
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Destinatario
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Data Documento
Tipo Documento
Numero Documento
Filename originale
PDF, PDF/A,
Immediato (a seguito di conferma metadati)
Il 1° giorno del mese successivo al versamento dei documenti oppure entro 180gg dalla ricezione del file da SdI
Conseguente alla creazione del Pacchetto di Archiviazione
In caso di richiesta di esibizione di documenti per i quali non è ancora disponibile il Pacchetto di distribuzione compilare un ticket di intervento (vedi Manuale Utente reperibile sulla Piattaforma ArchiSMALL)
Fatture Elettroniche Attive
Oggetto
ID Documento
Impronta
Data Chiusura
Produttore
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Destinatario
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Data Documento
Tipo Documento
Numero Progressivo di Invio
Filename originale
XML / XML.P7M
Immediato (a seguito di conferma metadati)
Il 1° giorno del mese successivo al versamento dei documenti oppure entro 180 gg dalla ricezione del file di esito da SdI
Conseguente alla creazione del Pacchetto di Archiviazione
In caso di richiesta di esibizione di documenti per i quali non è ancora disponibile il Pacchetto di distribuzione compilare un ticket di intervento (vedi Manuale Utente reperibile sulla Piattaforma ArchiSMALL)
Fatture Elettroniche Passive
Oggetto
ID Documento
Impronta
Data Chiusura
Produttore
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Destinatario
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Data Documento
Tipo Documento
Numero Progressivo di Invio
Filename originale
XML / XML.P7M
Immediato (a seguito di conferma metadati)
Il 1° giorno del mese successivo al versamento dei documenti oppure entro 180 gg dalla ricezione del file da SdI
Conseguente alla creazione del Pacchetto di Archiviazione
In caso di richiesta di esibizione di documenti per i quali non è ancora disponibile il Pacchetto di distribuzione compilare un ticket di intervento (vedi Manuale Utente reperibile sulla Piattaforma ArchiSMALL)
Fatture Elettroniche GSE e Notifiche
Oggetto
ID Documento
Impronta
Data Chiusura
Produttore
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Destinatario
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Data Documento
Tipo Documento
Numero Documento
Progressivo di Invio
Filename originale
XML / XML.P7M
Immediato (a seguito di conferma caricamento)
Il 1° giorno del mese successivo al versamento dei documenti
Conseguente alla creazione del Pacchetto di Archiviazione
In caso di richiesta di esibizione di documenti per i quali non è ancora disponibile il Pacchetto di distribuzione compilare un ticket di intervento (vedi Manuale Utente reperibile sulla Piattaforma ArchiSMALL)
DDT Attivi
Oggetto
ID Documento
Impronta
Data Chiusura
Produttore
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Destinatario
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Data Documento
Numero Documento
Filename originale
PDF, PDF/A
Immediato (a seguito di conferma metadati)
Il 1° giorno del mese successivo al versamento dei documenti
Conseguente alla creazione del Pacchetto di Archiviazione
In caso di richiesta di esibizione di documenti per i quali non è ancora disponibile il Pacchetto di distribuzione compilare un ticket di intervento (vedi Manuale Utente reperibile sulla Piattaforma ArchiSMALL)
DDT Passivi
Oggetto
ID Documento
Impronta
Data chiusura
Destinatario
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Data
Produttore
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Numero Documento
Filename originale
PDF, PDF/A
Immediato (a seguito di conferma metadati)
Il 1° giorno del mese successivo al versamento dei documenti
Conseguente alla creazione del Pacchetto di Archiviazione
In caso di richiesta di esibizione di documenti per i quali non è ancora disponibile il Pacchetto di distribuzione compilare un ticket di intervento (vedi Manuale Utente reperibile sulla Piattaforma ArchiSMALL)
Modelli Dichiarativi
Oggetto
ID Documento
Impronta
Data Chiusura
Produttore
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Data Documento
Tipo Documento
Filename originale
PDF, PDF/A
Immediato (a seguito di conferma metadati)
Il 1° giorno del mese successivo al versamento dei documenti
Conseguente alla creazione del Pacchetto di Archiviazione
In caso di richiesta di esibizione di documenti per i quali non è ancora disponibile il Pacchetto di distribuzione compilare un ticket di intervento (vedi Manuale Utente reperibile sulla Piattaforma ArchiSMALL)
Modelli di Versamento
Oggetto
ID Documento
Impronta
Data Chiusura
Produttore
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Data Documento
Tipo Documento
Filename originale
PDF, PDF/A
Immediato (a seguito di conferma metadati)
Il 1° giorno del mese successivo al versamento dei documenti
Conseguente alla creazione del Pacchetto di Archiviazione
In caso di richiesta di esibizione di documenti per i quali non è ancora disponibile il Pacchetto di distribuzione compilare un ticket di intervento (vedi Manuale Utente reperibile sulla Piattaforma ArchiSMALL)
Bollette
Oggetto
ID Documento
Impronta
Data chiusura
Produttore
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Destinatario
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Data Documento
Numero Fattura
Tipo Documento
Mese Inizio
Mese Fine
Filename originale
PDF, PDF/A
Immediato (a seguito di conferma metadati)
Il 1° giorno del mese successivo al versamento dei documenti
Conseguente alla creazione del Pacchetto di Archiviazione
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Libro Unico del Lavoro
Oggetto
ID Documento
Impronta
Data Chiusura
Produttore
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Mese
Anno
Filename originale
PDF, PDF/A
Immediato (a seguito di conferma metadati)
Entro 24 ore dal Versamento
Conseguente alla creazione del Pacchetto di Archiviazione
Posta Elettronica / Posta Elettronica Certificata
Oggetto
ID Documento
Impronta
Data Chiusura
Produttore
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Destinatario
Nome
Cognome
Codice Fiscale
Denominazione
Partita Iva
Data Documento
Tipo Documento
Filename originale
.eml
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Altri Documenti
Oggetto
ID Documento
Impronta
Data chiusura
Produttore
Nome
Cognome
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Destinatario
Codice Fiscale
Nome
Cognome
Denominazione
Partita Iva
Data Documento
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