In questa sezione potrai scegliere quale Classe Documentale conservare e caricare il file che verrà trattato conformemente agli obblighi ed alle disposizioni che regolamentano la Conservazione Digitale.

Ogni Classe Documentale prevede una sua sezione specifica, questo perché i metadati associati al documenti, che permettono di reperirlo nel tempo, possono variare da Classe a Classe ed, inoltre, alcune tipologie di documenti richiedono per legge di essere firmati digitalmente dal Produttore (cioè il Legale Rappresentante registrato in ArchiSMALL) prima di essere conservati digitalmente.




Le classi documentali che al momento possono essere trattate per la conservazione Digitale sono:

 

  • Libri Contabili
  • Registri Contabili
  • Fatture Attive (Fatture, Note e Parcelle Clienti)
  • Fatture Passive (Fatture, Note e Parcelle Fornitori)
  • Fatture Elettroniche Attive
  • Fatture Elettroniche Passive
  • Fatture Elettroniche e Notifiche effettuate verso il GSE
  • DDT Attivi
  • DDT Passivi
  • Modelli Dichiarativi (730,770,770 semplificato, etc..)
  • Modelli Versamento (F23, F24, etc.)
  • Bollette (acqua, luce,gas, telefonia, etc..)
  • Libro Unico del Lavoro
  • E-mail / PEC   
  • Altri Documenti (classe personalizzata che l’utente può usare per inserire ogni altra categoria non prevista in questo elenco)


Libri Contabili / Registri Contabili / Libro Unico del Lavoro


Queste classi documentali devono essere firmate digitalmente e marcate temporalmente prima dell'inserimento in ArchiSMALL.

E' possibile inserire un solo file alla volta.

I formati permessi sono .pdf e .txt. 

Questi documenti verranno conservati all'istante.

Flusso operativo:




  1. Scegli la Classe Documentale dal menù a tendina (Es:Libri Contabili)
  2. Clicca e seleziona un file dal tuo dispositivo oppure trascina il file nell'area colorata.Vedrai il documento caricato nell'area sottostante, se hai sbagliato clicca su
  3. Clicca su  per procedere.

  4. Inserisci le informazioni obbligatorie per la conservazione digitale (metadati).
  5. Leggi l'informativa.
  6. Spunta e conferma.
  7. Clicca  per conservare il documento. 
  8. Se la procedura va a buon fine senza errori ti verrà data l'opportunità di scaricare la ricevuta dell'avvenuta conservazione (RdV - Rapporto di Versamento).
    Clicca Fine per terminare la procedura.


Fatture Attive e Passive / DDT Attivi e Passivi / Modelli / Bollette


E' possibile inserire un solo file alla volta.

Il formato permesso è il .pdf

Questi documenti verranno conservati il primo giorno del mese successivo all'inserimento.

Flusso Operativo:



  1. Scegli la Classe Documentale dal menù a tendina (Es:Fatture Attive)
  2. Clicca e seleziona un file dal tuo dispositivo oppure trascina il file nell'area colorata.Vedrai il documento caricato nell'area sottostante, se hai sbagliato clicca su
  3. Clicca su  per procedere.

  4. Seleziona dal menù a tendina il "Tipo Documento" poi inserisci il "Numero Fattura" e "la "Data Fattura".

  5. Inserisci la "Denominazione" del fornitore (documenti passivi) o del cliente (documenti attivi)  e poi la sua "Partita IVA" ed il "Codice Fiscale".
    Se hai già inserito precedentemente il contatto puoi ricercarlo tra quelli salvati in rubrica cliccando sul menù di "Denominazione".

  6. Controlla i dati inseriti poi clicca su  per completare la registrazione e concludere la conservazione.

  7. Se la procedura va a buon fine senza errori ti verrà data l'opportunità di scaricare la ricevuta dell'avvenuta conservazione (RdV - Rapporto di Versamento).
    Clicca Fine per terminare la procedura.

Fatture Elettroniche Attive e Passive / Fatture GSE / Notifiche del SdI


E' possibile inserire più di un file.

Il formato permesso è .xml (firmato digitalmente in modalità XADES) o .xml.p7m

E' possibile inserire le notifiche del Sistema di Interscambio (SdI)  relative alle fatture. Non è possibile inserire una notifica senza aver inserito prima la relativa fattura elettronica di riferimento.

Vengono accettati solo i file conformi allo schema della Fattura Elettronica PA_PR in vigore che siamo firmati digitalmente secondo le relative regole tecniche.

La Partita IVA presente nella Fattura Elettronica deve combaciare con la Partita IVA legata all'account ArchiSMALL registrato.

Questi documenti verranno conservati il primo giorno del mese successivo all'inserimento.

Flusso Operativo:


  1. Scegli la Classe Documentale dal menù a tendina (Es:Fatture Elettroniche Attive)
  2. Clicca e seleziona un file dal tuo dispositivo oppure trascina uno o più files nell'area colorata.Vedrai i documenti caricati nell'area sottostante, se hai sbagliato clicca su
  3. Clicca su  per procedere con la conservazione.
  4. Se la procedura va a buon fine senza errori ti verrà data l'opportunità di scaricare la ricevuta dell'avvenuta conservazione (RdV - Rapporto di Versamento).
    Clicca Fine per terminare la procedura.

E-mail/PEC


E' possibile inserire più di un file.

Il formato permesso è .eml o .mbox.

Questi documenti verranno conservati il primo giorno del mese successivo all'inserimento.

Flusso Operativo:

  1. Scegli la Classe Documentale Email/PEC dal menù a tendina.
  2. Clicca e seleziona un file dal tuo dispositivo oppure trascina uno o più files nell'area colorata.Vedrai i documenti caricati nell'area sottostante, se hai sbagliato clicca su
  3. Clicca su  per procedere alla verifica dei documenti.
  4. Ti verrà presentata questa griglia di verifica. Da qui puoi associare ad ogni messaggio un contatto che verrà salvato nella tua Rubrica in ArchiSMALL. Questo rende più completo l'inserimento delle informazioni per la Conservazione Digitale. 
    Seleziona un documento e clicca su , apparirà la finestra "Completa Metadati" dove potrai inserire i dati anagrafici del contatto richiesti dalla normativa. Indica anche se l'indirizzo del mittente o destinatario è una PEC mettendo la spunta:


  5. Conferma i dati inseriti e valida tutti i documenti. Cliccando su "Valida tutti i documenti" ArchiSMALL procederà a conservare i documenti. 






  6. Se la procedura va a buon fine senza errori ti verrà data l'opportunità di scaricare la ricevuta dell'avvenuta conservazione (RdV - Rapporto di Versamento).
    Clicca Fine per terminare la procedura.


    Attenzione:     

    Se interrompi la procedura ai punti 4 e 5 potrai sempre trovare i documenti da confermare in "Consulta Documenti" con stato . Clicca sul pulsante per riaprire questa procedura.


Altri Documenti

Questa categoria ti permette di inserire ogni altra classe documentale non prevista nella lista

E' possibile inserire un solo file alla volta.

I formati permessi : .pdf,.pdf/A .txt, .tiff, .jpeg, .docx, .xlsx, .pptx, .xml, .ods, .odp, .odg, .odb, .eml

Questi documenti verranno conservati il primo giorno del mese successivo all'inserimento.

Flusso Operativo:



  1. Scegli la Classe "Altri Documenti "dal menù a tendina (Es:Fatture Attive)

  2. Clicca e seleziona un file dal tuo dispositivo oppure trascina il file nell'area colorata. Vedrai il documento caricato nell'area sottostante, se hai sbagliato clicca su


  3. Clicca su  per procedere.


  4. Inserisci il tipo di documento che hai inserito. Es: Contratto.

  5. Indica se il documento è stato prodotto dalla te o dalla tua organizzazione o se lo hai ricevuto. Es:Il contratto è stato creato e firmato digitalmente da te e fatto firmare digitalmente ad una terza parte,quindi il produttore in questo caso sei tu! 

  6. In base a cosa hai indicato al punto 5 inserisci la "Denominazione" del destinatario o del produttore   e poi la sua "Partita IVA" ed il "Codice Fiscale".
    Se hai già inserito precedentemente il contatto nell'area di conservazione puoi ricercarlo tra quelli salvati in rubrica cliccando sul menù di "Denominazione".

  7. Clicca su per procedere con la conservazione.
  8. Se la procedura va a buon fine senza errori ti verrà data l'opportunità di scaricare la ricevuta dell'avvenuta conservazione (RdV - Rapporto di Versamento).
    Clicca Fine per terminare la procedura.