Per aiutarti a comprendere le varie fasi, analizziamo sinteticamente il processo per la conservazione digitale.
La creazione di un documento informatico prevede che vi sia un soggetto Produttore del documento, cioè un soggetto che abbia l’autorità e la competenza per garantire che il documento informatico sia autentico.
Tutti i documenti che vengono caricati dall’utente avranno come soggetto Produttore il nominativo del Referente che è stato indicato.
Il Referente è anche indicato come Responsabile della Gestione Documentale dell’organizzazione e come Responsabile di Conservazione; queste “nomine” hanno lo scopo di attribuire al referente piena responsabilità riguardo l’autenticità dei documenti che vengono caricati e versati al sistema di conservazione di Archismall.
Il personale preposto del servizio Archismall, svolgerà invece il ruolo di Responsabile del Sistema di Conservazione e condividerà la Responsabilità sul trattamento dei dati personali.
Il Sistema di Conservazione Archismall è stato progettato su Modello OAIS (Open Archival Information System) per garantire i più alti standard di qualità per la conservazione digitale così come definito dal DPCM 3 Dicembre 2013 Regole Tecniche in materia di Sistemi di Conservazione.
Il Produttore
1. Crea il documento informatico.
2. Inserisce e Conferma i metadati del documento informatico.
Il Servizio Archismall
1. Effettua un controllo preventivo sul formato del documento caricato.
2. Crea un SIP submission Information Package, cioè un pacchetto di versamento con il documento informatico ed un file xml nominato IdV (Indice di Versamento).
L’IdV.xml contiene i metadati del documento informatico.
3. Genera un Rapporto di Versamento (RdV) che attesta l’avvenuta presa in carico del SIP o il suo scarto (RdV positivo o negativo). L’RdV viene generato come LOG di sistema e l’utente viene informato dell’esito; in caso di esito positivo è possibile effettuare il download del RdV.xml che ha valore di ricevuta.
4. Crea un AIP Archival Information Package, ovvero un pacchetto di archiviazione che soddisfa i requisiti del DPCM 3 dicembre 2013, contenente l’IdC, Indice di Conservazione.
5. Il Responsabile del Sistema di Conservazione (Archismall) Firma e appone la marca temporale sull’AIP
6. Archismall rende disponibile per il download il DIP (Dissemination Information Package) ovvero un pacchetto di distribuzione che al suo interno ha la stessa struttura del AIP e garantisce l’interoperabilità tra Sistemi di Conservazione.