La conservazione sostitutiva è finalizzata a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità. Conservazione sostitutiva significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale (che ne garantisce la paternità e l’immodificabilità) e la marca temporale (che permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto). A seguito della procedura di conservazione sostitutiva è possibile, pertanto, liberarsi della copia cartacea. Con la conservazione digitale viene superata la definizione di conservazione sostitutiva: riguarda infatti i documenti nativi informatici piuttosto che quelli cartacei trasformati in informatici.